Unternehmen erwirtschaften Gewinne. Diese sind jedoch mit Aufwendungen verbunden, die meistens mithilfe von Belegen direkt zugeordnet und verbucht werden. Zusätzlich fallen Aufwendungen und Kosten an. Es handelt sich dabei auch um Rückstellungen, die nach ihrer Höhe und Wahrscheinlichkeit hin geschätzt werden müssen. Ein Beispiel ist die Kulanz, die einem Kunden gewährt wird. Der Betrag bewegt sich in einer bestimmten Größenordnung. Sicher ist, dass die dazu gehörige Rechnung in den nächsten Monaten eingehen wird und zeitnah bezahlt werden muss. Aufgrund ihrer Bedeutung wirkt sie sich auf mindestens einen Aufwandsposten aus. Der Unternehmer bezieht sich dabei auf seine vernünftige kaufmännische Beurteilung und berücksichtigt außerdem die Kosten- und Preissteigerungen.
Während der Jahresabschluss erst am Ende des jeweiligen Wirtschaftsjahres einen endgültigen Überblick über die Situation des Vermögens, der Erträge, Verbindlichkeiten und Aufwendungen liefert, benötigt die Unternehmensleitung bereits am Ende jedes Monats- und Quartals eine Übersicht, wie sich der Erfolg des Unternehmens beziffern lässt. Zu diesem Zweck erstellt der Leiter der Buchhaltung pro Monat und Quartal eine Betriebswirtschaftliche Auswertung. Diese ist aber nur aussagefähige, wenn die monatlich zu bildenden Rückstellungen in ihr enthalten sind. Zu diesem Zweck ermittelt der Verantwortliche diese Beträge, die bezüglich ihrer genauen Höhe noch nicht genau feststehen. Das EDV-System verrechnet nach den Buchungen dieser Geschäftsvorfälle die BWA oder Betriebswirtschaftlichen Auswertung. Sie bildet somit einen kleinen vorläufigen Jahresabschluss ab.
Diese Auswertung benötigt die Geschäftsleitung, um ihre strategischen Unternehmensentscheidungen zu treffen. Dazu gehört auch die Frage, ob bei der Erstellung von monatlichen Rückstellungen alle Risiken im Rahmen des Gläubigerschutzes berücksichtigt worden sind. Bevor die monatliche BWA endgültig in die Akten aufgenommen wird, kann der Buchhalter im laufenden Monat die Erstellung von weiteren monatlichen Rückstellungen im Auftrag der Geschäftsleitung veranlassen, nachdem die vorläufige BWA bereits vorliegt.
Doch wie vollzieht der Kaufmann die Erstellung von monatlichen Rückstellungen? Man kann sich bspw. von HGC Softwareentw. & Service GmbH unterstützen lassen. Grundsätzlich belastet jede Rückstellung das zugehörige Aufwandskonto. Wird beispielsweise davon ausgegangen, dass kurzfristig eine Gewährleistungsverbindlichkeit beglichen werden muss, wird der geschätzte Betrag auf das entsprechende Rückstellungskonto „Rückstellungen für Gewährleistungen“ im Monat Februar gebucht. Geht die Rechnung, die sich auf die Gewährleistung bezieht, ein, so wird die Rückstellung aufgelöst. Wurde die Rückstellung höher gewählt als die im folgenden Monat notwendige Zahlung, so wird die Differenz auf das Konto „Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen“ verbucht. Übersteigt die Zahlung, die im Rahmen der Aufwendungen gebucht wurde, den Betrag der Rückstellung, so erfasst der Buchhalter die Differenz zwischen der monatlichen Rückstellung und der tatsächlichen Zahlung auf einem Aufwandskonto.
Die gesetzlichen Grundlagen, an die sich die Buchhaltung und die Finanzverwaltung halten müssen, sind im Handelsgesetzbuch und im Einkommensteuergesetz geregelt. Ergänzende Vorschriften für die Finanzverwaltung enthalten die Steuerrichtlinien.
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